Adatkezelési tájékoztató

Adatkezelő: Szabó Kevin egyéni vállalkozó

Székhely: 2161 Csomád, Kossuth Lajos utca 79.

E-mail: kevin@actu8.io

Adatvédelmi kapcsolattartás: adatvedelem@actu8.io

Nyilvántartási szám: 61803204

Adószám: 91731298-1-33

Alanyi adómentes (AAM): igen

Adatvédelmi tisztviselő (DPO): kijelölése a jelen adatkezelési tevékenységek alapján nem kötelező, ezért nem történt.

4.1 Időpontfoglalás és igényfelmérés (Cal.eu)

Cél: konzultáció egyeztetése, igényfelmérés, kapcsolatfelvétel, ajánlatadást megelőző egyeztetés.

Kezelt adatok köre: név, e-mail cím, telefonszám, a foglalási kérdésekre adott válaszok (pl. igények, fejlettség, tervezett keret), opcionálisan weboldal link.

Jogalap: szerződéskötést megelőző lépések az érintett kérésére.

Adatkezelés helye: adatrögzítés a Cal.eu felületén történik.

Tranzakciós feldolgozás saját rendszeren: foglalás adatai (név, e-mail, foglalás időpontja és kapcsolódó technikai adatok) a visszaigazolás és az egyeztetés lebonyolítása érdekében átmenetileg feldolgozásra kerülhetnek az Adatkezelő Hetzner infrastruktúrán üzemeltetett rendszerén keresztül (automatizált folyamatok, például n8n).

Belső adatbázisba rögzítés: a foglalás adatai és válaszai nem kerülnek rögzítésre az Adatkezelő belső adatbázisában csak azért, mert időpontfoglalás történt. Belső adatbázisba kizárólag külön, önkéntes hozzájárulás esetén kerül adat (lásd 4.4 pont).

Megőrzési idő: Cal.eu oldalon a szolgáltató beállításai és feltételei irányadók. Saját rendszeren belül belső adatbázisba nem kerül rögzítés hozzájárulás nélkül. Technikai naplókban biztonsági és hibakeresési célból korlátozott ideig előfordulhat metaadat-kezelés (lásd 4.7 pont).

Automatikus e-mail: visszaigazoló e-mail az Adatkezelő rendszeréből kerül kiküldésre (például Google Meet link csatolásával).

4.2 Tesztvonal igénylés / kapcsolatfelvétel (Google űrlap)

Cél: teszt-hozzáférés biztosítása, kapcsolattartás, igények pontosítása.

Kezelt adatok köre: név, e-mail cím, telefonszám, az űrlapon megadott egyéb információk.

Jogalap: szerződéskötést megelőző lépések az érintett kérésére.

Adatkezelés helye: adatrögzítés a Google űrlap szolgáltatásban történik.

Belső adatbázisba rögzítés: űrlap-adatok nem kerülnek rögzítésre az Adatkezelő belső adatbázisában hozzájárulás nélkül. Belső adatbázisba kizárólag külön, önkéntes hozzájárulás esetén kerül adat (lásd 4.4 pont).

Megőrzési idő: Google oldalon a szolgáltató beállításai és feltételei irányadók. Saját rendszeren belül belső adatbázisba nem kerül rögzítés hozzájárulás nélkül. Technikai naplókban biztonsági és hibakeresési célból korlátozott ideig előfordulhat metaadat-kezelés (lásd 4.7 pont).

4.3 Tranzakciós e-mail küldés (foglalás / tesztfolyamat)

Cél: időpont-visszaigazolás, tesztfolyamat státusz üzenetek, technikai információk (például meeting link) megküldése.

Kezelt adatok köre: név, e-mail cím, foglalás időpontja, kapcsolódó technikai adatok.

Jogalap: szerződéskötést megelőző lépések az érintett kérésére, illetve jogos érdek a szolgáltatás működtetéséhez szükséges kommunikáció biztosítására.

Megőrzési idő: tranzakciós célú adatok belső adatbázisba nem kerülnek rögzítésre hozzájárulás nélkül. Technikai naplókban korlátozott ideig előfordulhat metaadat-kezelés (lásd 4.7 pont).

4.4 Üzleti megkeresés és marketing (kizárólag hozzájárulás alapján)

Cél: üzleti megkeresés, follow-up, ajánlatküldés, szolgáltatási tájékoztatók küldése a hozzájárulásban megjelölt csatornán.

Feltétel: külön, önkéntes, egyértelmű hozzájárulás jelölőnégyzettel (Google űrlapon és/vagy Cal.eu felületen). Hozzájárulás hiánya nem akadálya az időpontfoglalásnak vagy a tesztvonal igénylésnek.

Kezelt adatok köre: név, e-mail cím, telefonszám (amennyiben erre kiterjed a hozzájárulás), releváns igényfelmérési adatok, hozzájárulás ténye és időpontja, visszavonás ténye és időpontja.

Jogalap: hozzájárulás.

Megőrzési idő: hozzájárulás visszavonásáig, vagy legfeljebb 24 hónap inaktivitás esetén (amelyik hamarabb bekövetkezik), majd törlés.

Visszavonás módja: adatvedelem@actu8.io e-mail címen bármikor.

4.5 Belső nyilvántartás (adatbázis) rögzítés – kizárólag hozzájárulással (Hetzner)

Kapu-szabály (alapelv): belső adatbázisba személyes adat kizárólag akkor kerül rögzítésre, amikor a Google űrlapon és/vagy a Cal.eu felületen külön, önkéntes hozzájárulás erre vonatkozóan megadásra kerül.

Cél: hozzájárulás alapján kezdeményezett üzleti megkeresés és marketing kommunikáció támogatása (belső nyilvántartás).

Kezelt adatok köre: név, e-mail, telefonszám, releváns igényfelmérési válaszok, hozzájárulás metaadatai.

Jogalap: hozzájárulás.

Technológia: PostgreSQL adatbázis; automatizációk: n8n.

Hálózati elérés: külső kommunikáció Cloudflare Tunnelön keresztül; közvetlen nyilvános bejövő portok nem kerülnek publikálásra.

Megőrzési idő: hozzájárulás visszavonásáig vagy legfeljebb 24 hónap inaktivitásig, majd törlés.

Szerződéses háttér: Hetznerrel adatfeldolgozói megállapodás (DPA) rendelkezésre áll.

4.6 Tesztvonal működtetése (Vapi.ai + OpenAI API)

Cél: tesztvonal működtetése, valós idejű beszédfeldolgozás, válaszgenerálás.

Kezelt adatok köre: a hívó fél telefonszáma (technikai működéshez szükséges mértékben), valamint a beszédből keletkező szöveges transzkript a válaszgenerálás céljára.

Hangfelvétel megőrzése: a jelen működés szerint hangfelvétel tartós tárolása nem történik.

Jogalap: a kért teszt szolgáltatás nyújtása (szerződéskötést megelőző lépések), marketinghez külön hozzájárulás.

OpenAI feldolgozás: transzkript feldolgozása OpenAI API-n keresztül történik válaszgenerálás céljából. OpenAI üzleti szolgáltatások (ChatGPT Business / API) esetén az adatokat alapértelmezetten nem használják modelltréningre. API használat esetén szolgáltatói visszaélés-monitoring naplók korlátozott idejű megőrzése előfordulhat a szolgáltató dokumentált gyakorlata szerint (tipikusan legfeljebb 30 nap, kivéve jogi kötelezettség vagy eltérő megállapodás).

Vapi.ai feldolgozás: tesztvonal infrastruktúrája és beszédfolyamat kezelése Vapi.ai szolgáltatáson keresztül történik; Vapi.ai saját adatkezelési feltételei és adatvédelmi dokumentációja irányadó.

4.7 Technikai naplózás és biztonsági adatkezelés

Cél: rendszerbiztonság, visszaélés-megelőzés, hibakeresés, szolgáltatás integritásának fenntartása.

Kezelt adatok köre: technikai naplóadatok, metainformációk (például időbélyeg, technikai azonosítók), szükséges mértékben IP-címhez kapcsolódó eseményadatok.

Jogalap: jogos érdek a rendszerbiztonság és működőképesség fenntartására.

Megőrzési idő: a szükséges mértékben és ideig, jellemzően legfeljebb 30 nap, kivéve ha incidens kivizsgálása vagy jogi kötelezettség hosszabb megőrzést indokol.

NAIH cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c

NAIH postacím: 1530 Budapest, Pf.: 5.

NAIH e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu

NAIH telefon: +36 (1) 391-1400